بسمه تعالي
بخشنامه به كليه وزارتخانهها، سازمانها، مؤسسات، شركتهاي دولتي و شركتها، سازمانها و مؤسساتي كه شمول قانون بر آنها مستلزم ذكر نام و يا تصريح نام است و مؤسسات و نهادهاي عمومي غيردولتي و نهادهاي انقلاب اسلامي كه از بودجه عمومي دولت استفاده مي‌كنند.كميسيون تخصصي اتوماسيون نظام اداري وابسته به شوراي عالي اطلاعرساني در جلسه بيستم مورخ 4/8/1383، به استناد ماده 5 مصوبه شماره 722/13.ط مورخ 22/4/1381 شوراي عالي اداري موضوع ايجاد هماهنگي در استقرار سيستم‌هاي مكانيزه در زمينه فرآيندهاي عمومي دستگاه‌هاي اجرايي، ضوابط و ويژگي‌هاي سيستم تعمير و نگهداري تأسيسات، تجهيزات و ماشين‌آلات را به شرح پيوست تصويب نمود.
كليه دستگاه‌هاي مشمول اين بخشنامه مكلفند در تهيه سيستم تعمير و نگهداري تأسيسات، تجهيزات و ماشين‌آلات ضوابط مذكور را رعايت نمايند.
من ا... التوفيق محمود عسگريآزاد معاون توسعه مديريت و سرمايه انساني و رئيس كميسيون تخصصي اتوماسيون نظام اداري
سرفصل‌هاي بخشنامه ضوابط و ويژگي‌هاي سيستم تعمير و نگهداري تأسيسات، تجهيزات و ماشين‌آلات
- اطلاعات پايه
- عمليات مربوط به كاركرد
- عمليات مربوط به بازديد و آزمايش
- عمليات مربوط به نگهداري و تعمير ادواري و موردي
- عمليات مربوط به حوادث و ايمني
- عمليات مربوط به برنامه‌ريزي
- عمليات مربوط به كنترل
- عمليات مربوط به آموزش كاركنان
- امكانات سيستم
- گزارش‌ها
- ارتباط با ساير سيستمها
- امنيت و حدود دسترسي
- بازسازي اطلاعات
ضوابط و ويژگي‌هاي سيستم تعمير و نگهداري تأسيسات، تجهيزات و ماشين‌آلات
- اطلاعات پايه
- امكان تعريف تأسيسات و مشخصات عمومي و فني و تجهيزات جانبي آنها
- امكان گروه‌بندي تأسيسات شامل: مكانيكي و برقي
- امكان گروه‌بندي تأسيسات مكانيكي شامل: تأسيسات گرمايي، تعويض هوا و تهويه مطبوع، تأسيسات بهداشتي و ...
- امكان گروه‌بندي تأسيسات برقي شامل: تأسيسات شبكه برق رساني (سيم‌كشي، برق اضطراري، UPS مركزي، روشنايي و ...)، تأسيسات شبكه مخابراتي و ارتباطي (كابل‌كشي، جعبه‌هاي تقسيم، مراكز سوييچ، سيستم تلفن رييس و منشي، سيستم فراخوان و ...)، تأسيسات شبكه رايانه‌اي (كابل‌كشي، روتر، هاب، نود، سوييچ، مودم و ...)
- امكان تعريف تجهيزات و ماشين‌آلات و مشخصات عمومي و فني مربوط و دستگاه‌هاي جانبي آنها
- امکان گروه‌بندي تجهيزات و ماشين‌آلات شامل: برقي، مكانيكي، مخابراتي، الكترونيكي، رايانه‌اي، اداري، اعلام و اطفاء حريق و ...
- امكان ايجاد ساختار درختي براي تجهيزات و ماشين‌آلات و اجزاء و قطعات آنها در سطوح مختلف و كدگذاري آنها
- امكان تعريف و كدگذاري انواع فعاليت مربوط به نگهداري ادواري و موردي ]بازديد (عمومي و فني پارامتريك)، آزمايش، اندازه‌گيری، تنظيم، تعويض، روغن‌كاري و نظافت (عمومي و صنعتي)[ و تعمير ادواری و موردي
- امكان تعريف انواع عيب تأسيسات، تجهيزات و ماشين‌آلات به همراه دلايل بروز و راهنماي رفع آنها
- امكان تعيين اولويت براي هر فعاليت نگهداري و تعمير
- امكان تعريف تقويم كاري براي كاركرد، نگهداري و تعمير تأسيسات، تجهيزات و ماشين‌آلات و زمان‌بندي انجام آنها
- امكان تعريف دستورالعمل‌هاي انجام كارها (نصب، بهره‌برداري، بازديد، آزمايش، نگهداري، تعمير و ...) منتشر شده توسط مراجع ذيصلاح شامل سازمان مديريت و برنامه‌ريزي كشور از جمله: مشخصات فني عمومي تأسيسات مكانيكي ساختمان‌ها (نشريات شماره 1-128، 2-128 و 3-128)، مشخصات فني عمومي و اجرايي تأسيسات برقي كارهاي ساختماني (نشريه شماره 1-110)، مهندسي نگهداري ساختمان و تأسيسات (نشريات شماره 1-138، 2-138، 3-138 و 4-138)، عملكرد، نگهداري و بهينه سازي سيستم‌هاي گرمايي، تعويض هوا و تهويه مطبوع (نشريه شماره 172) و اصلاحات بعدي آنها
- امكان تعريف مستندات فني در انواع مختلف شامل: نقشه، متن، ويدئو، عكس و ميكروفيلم
- امكان تعريف واحدهاي اندازه‌گيري
- امكان تعريف انواع وسايل اندازه‌گيري به همراه پارامترهايي كه هر يك اندازه‌گيري مي‌كنند و محدوده كاركرد آنها
- امكان تعريف ابزارهاي تعميراتي
- امكان تعريف مواد مصرفي، ملزومات و قطعات يدكي براي هر يك از تأسيسات، تجهيزات و ماشين‌آلات
- امكان تعريف قطعات معادل براي هر قطعه
- امكان تعريف محل نگهداري مواد، ملزومات و قطعات
- امكان تعريف مكان‌هاي استفاده يا استقرار تأسيسات، تجهيزات و ماشين‌آلات
- امكان تعريف تناوب‌هاي زماني (سالانه، شش ماهه، فصلي، ماهانه و ...)
- امكان تعريف، سازندگان، تأمين كنندگان و منابع خريد تأسيسات، تجهيزات و ماشين‌آلات و مواد مصرفي، ملزومات و قطعات يدكي آنها
- امكان تعريف تعميرگاه‌ها و پيمانكاران تعميراتي و واحدهاي خدمات جنبي و مشخصات آنها
- امكان تعريف مشخصات شخصي و شغلي نيروي انساني جهت انجام امور اپراتوري، نگهداري و تعمير
- عمليات مربوط به كاركرد
- امكان ثبت كاركرد تأسيسات، تجهيزات و ماشين‌آلات بر اساس شاخص‌ها و واحدهاي اندازه‌گيري مورد نظر
- امكان ثبت ميزان فعال و غيرفعال بودن تأسيسات، تجهيزات و ماشين‌آلات ، محاسبه كاركرد واقعي و محاسبه راندمان كاركرد
- امكان ثبت زمان شروع و توقف فعاليت تأسيسات، تجهيزات و ماشين‌آلات و علل توقفات، تأخيرات و خرابي‌ها
- امكان درخواست توقف كار تأسيسات، تجهيزات و ماشين‌آلات
- امكان محاسبه و ثبت مقدار مواد و ملزومات مصرفي تأسيسات، تجهيزات و ماشين‌آلات
- امكان مقايسه كاركرد تأسيسات، تجهيزات و ماشين‌آلات با كاركرد استاندارد يا مورد نظر
- امكان محاسبه طول عمر تأسيسات، تجهيزات و ماشين‌آلات با استفاده از روش‌هاي اقتصاد مهندسي و توابع توزيع مختلف شامل: توابع توزيع نرمال، پواسون، نمايي و ...
- عمليات مربوط به بازديد و آزمايش
- امكان برنامه‌ريزي براي بازديدهاي فني ادواري و موردي براساس شرايط استاندارد يا مورد نظر
- امكان صدور مكانيزه دستور بازديد و آزمايش با توجه به سررسيدهاي تقويم كاري
- امكان ثبت آزمايش‌هاي انجام شده روي تأسيسات، تجهيزات و ماشين‌آلات شامل: تاريخ و محل آزمايش، دستگاه آزمايش‌شده، فرد آزمايش‌كننده، مورد آزمايش، نتيجه آزمايش، امكان پيش‌بيني دستگاه در شرف خرابي و ...
- امكان مقايسه نتايج بازديدها و آزمايش‌ها در دوره‌هاي زماني مورد نظر
- امكان تهيه چك‌ليست‌هاي اطلاعاتي در مورد ارزيابي تأسيسات، تجهيزات و ماشين‌آلات با استفاده از شاخص‌هاي استاندارد، بين‌المللي يا مورد نظر
- عمليات مربوط به نگهداري و تعمير ادواري و موردي
- امكان برنامه‌ريزي نگهداري و تعمير ادواري تأسيسات، تجهيزات و ماشين‌آلات بر اساس دوره‌هاي زماني مورد نظر، كاركرد تأسيسات، تجهيزات و ماشين‌آلات ، تركيبي از زمان و كاركرد، نتايج بازديد و آزمايش‌هاي انجام شده و ...
- امكان تعريف دستور كارهاي نگهداري و تعمير
- امكان تعريف زمان استاندارد براي انجام فعاليت‌هاي نگهداري و تعمير
- امكان ثبت جزئيات تعميرات اساسي
- امكان درخواست نگهداري و تعمير تأسيسات، تجهيزات و ماشين‌آلات
- امكان صدور برگه دستور نگهداري و تعمير ادواري و موردي
- امكان تهيه چك‌ليست براي كنترل نگهداري و تعمير انجام شده
- امكان ثبت كليه فعاليت‌هاي مربوط به نگهداري و تعمير تأسيسات، تجهيزات و ماشين‌آلات شامل: نگهداري و تعمير انجام شده، قطعات تعويض شده، نتيجه نگهداري و تعمير، مشخصات گروه يا پيمانكار نگهداري و تعمير، زمان شروع و خاتمه، ميزان هزينه و ...
- امكان ثبت اطلاعات مربوط به ضمانت تأسيسات، تجهيزات و ماشين‌آلات شامل: مدت و كاركرد ضمانت، موارد پوشش و عدم پوشش ضمانت و ...
- امكان ثبت اطلاعات مربوط به نگهداري و تعمير تأسيسات، تجهيزات و ماشين‌آلات در دوره ضمانت
- امكان مقايسه عملكرد نگهداري و تعمير تأسيسات، تجهيزات و ماشين‌آلات با برنامه‌ريزي به عمل آمده يا درخواست‌هاي رسيده
- امكان مقايسه عملكرد نگهداري و تعمير تأسيسات، تجهيزات و ماشين‌آلات با مقادير استاندارد يا مورد نظر
- امكان ثبت اطلاعات مربوط به گروه‌هاي تعميراتي متشكل از كاركنان دستگاه اجرايي شامل: مشخصات شخصي و شغلي، تخصص، كيفيت انجام امور ارجاعي و ...
- امكان تعيين نيروي انساني براي انجام امور نگهداري و تعمير
- امكان ثبت راندمان كاري كاركنان واحد نگهداري و تعمير
- امكان ثبت اطلاعات مربوط به پيمانكاران تعميراتي و تعميركاران طرف قرارداد يا مورد مراجعه شامل: نام، نشاني، تلفن، تخصص، سوابق كار در دستگاه اجرايي وكيفيت انجام امور ارجاعي و ...
- امكان ثبت اطلاعات مربوط به قراردادهاي نگهداري و تعمير شامل: موضوع قرارداد، نام پيمانكار، مدت، تعرفه‌ها و ...
- امكان تهيه صورت مالي از امور نگهداري و تعمير انجام‌شده توسط پيمانكاران تعميراتي و مقايسه آن با صورتحساب صادرشده از سوي پيمانكاران بر اساس قراردادهاي منعقدشده
- امكان تعيين تقويم كاري گروهها و پيمانكاران نگهداري و تعمير
- امكان تعيين زمان بهينه براي نگهداري و تعمير ادواري (تعيين تناوب مطلوب براي هر نوع كار نگهداري و تعمير) با در نظر گرفتن عوامل زمان و هزينه
- امكان بهينه‌كردن فعاليت‌هاي نگهداري و تعمير بر اساس نيروي انساني در دسترس، زمان‌هاي توقف كار تأسيسات، تجهيزات و ماشين‌آلات ، ابزار، ملزومات و قطعات در دسترس و يا تركيبي از اين موارد
- امكان درخواست قطعات از انبار يا خريد قطعات
- امكان مقايسه ميزان كاركرد قطعات خراب شده با مقادير استاندارد يا مورد نظر
- امكان ثبت اطلاعات مربوط به خريد قطعات شامل: تاريخ، ميزان هزينه، نام فروشنده، مدت ضمانت، شماره سريال و ...
- امكان درخواست ابزار و نيروي انساني لازم براي انجام فعاليت‌هاي نگهداري و تعمير
- امكان محاسبه شاخص‌هاي قابليت اطمينان و تعميرپذيري شامل: متوسط فاصله زماني بين دو خرابي متوالي (MTBF)، متوسط زمان بين دو فعاليت انجام شده روي دستگاه كه ممكن است نگهداري و يا تعمير باشد (MTBM) و متوسط زمان بين دو نگهداري پيشگيرانه(MTBP)
- عمليات مربوط به حوادث و ايمني
- امكان ثبت اطلاعات حوادث و علل وقوع آنها شامل: دستگاه های حادثه ديده، محل حادثه، شرح حادثه، علل وقوع حادثه، اقدامات انجام شده براي مقابله با حادثه، راهكارها و اقدامات انجام‌شده براي عدم تكرار حادثه و ...
- امكان ثبت روش‌ها، دستورالعمل‌ها و استانداردهاي ايمني در نصب، بهره‌برداري، نگهداري و تعمير تأسيسات، تجهيزات و ماشين‌آلات شامل: نكات ايمني، نكات زيست محيطي و ...
- عمليات مربوط به برنامه‌ريزي
- امكان برنامه‌ريزي براي پروژه‌ها و فعاليت‌هاي نگهداري و تعمير با توجه به استانداردهاي موجود، شرايط يا دوره‌هاي زماني مورد نظر
- امكان تعريف و تقسيم‌بندي پروژه‌هاي نگهداري و تعمير به فعاليت و زيرفعاليت تا هر سطح مورد نظر
- امكان استفاده از نرم‌افزارهاي رايج و موجود در بازار در خصوص كنترل و مديريت پروژه براي تعريف پروژه‌هاي نگهداري و تعمير در قالب آنها و استفاده از نمودار گانت براي كليه مراحل انجام پروژه
- امكان تعريف منابع مالي و فيزيكي مورد نياز و زمان مورد نظر براي اجراي هر بخش از يك پروژه نگهداري و تعمير
- امكان تأثيرگذاري تعطيلات در برنامه‌ريزي فعاليت‌ها
- امكان مقايسه و ارزيابي عملكرد با برنامه در دوره‌هاي زماني موردنظر (سالانه، فصلي، ماهانه و ...) و تعيين ميزان انحراف
- امكان پيش بيني مقادير مورد نياز مواد، ملزومات و قطعات و برنامه‌ريزي براي خريد آنها در دوره‌هاي زماني مورد نظر (سالانه، فصلي، ماهانه و ...)
- امكان ثبت روند خرابي و مدت توقف تأسيسات، تجهيزات و ماشين‌آلات، محاسبه زمان متوسط خرابي و اثرگذاري توقفات بر برنامه‌ريزي فعاليت‌ها
- امكان برنامه‌ريزي نيروي انساني مورد نياز براي انجام برنامه‌هاي نگهداري و تعمير
- امكان محاسبه شاخص‌هاي مورد استفاده در برنامه‌ريزي فعاليت‌ها شامل: نسبت هزينه اقدامات نگهداري و تعمير برنامه‌ريزي شده نسبت به كل هزينه نگهداري و تعمير، نسبت هزينه نگهداري به كل هزينه نگهداري و تعمير و ساعات از كار افتادگي تأسيسات، تجهيزات و ماشين‌آلات
- امكان استفاده از ابزارهاي آماري كنترل كيفيت
- عمليات مربوط به كنترل
- امكان رويت موجودي مواد مصرفي، ملزومات و قطعات مربوط از سيستم انبار
- امكان دريافت اطلاعات حواله انبار از كاربر يا از طريق اتصال به سيستم انبار و مقايسه اطلاعات آن با اطلاعات گزارش انجام كار
- امكان ثبت و كنترل نقل و انتقال تجهيزات و ماشين‌آلات
- عمليات مربوط به آموزش كاركنان
- امكان ثبت اطلاعات مربوط به دوره‌هاي آموزشي كه براي نصب، بهره‌برداري، نگهداري و تعمير تأسيسات، تجهيزات و ماشين‌آلات برگزار مي‌شود، شامل: عنوان دوره، موضوع، تاريخ اجرا، مدت، مشخصات مدرس، محل برگزاري دوره و ...
- امكان تخصيص دوره‌هاي آموزشي به كاركنان، ثبت برنامه آموزشي كاركنان و ثبت دوره‌هاي گذرانده‌شده توسط آنها
- امكانات سيستم
- امكان جستجو براساس اطلاعات اصلي سيستم
- امكان جستجوي پويا براساس پارامترهاي مختلف و قابل تعريف توسط كاربر
- امكان توليد فرم‌هاي مورد نياز كاربران (Form Generator)
- امكان استفاده، رؤيت و ويرايش نقشه‌هاي تهيه‌شده در محيط Auto Cad
- امكان تعيين رنگ براي نمايش وضعيت تأسيسات، تجهيزات و ماشين‌آلات روي نقشه‌ها در حالت‌هاي مختلف (در شرف خرابي، زمان بازديد يا آزمايش فرا رسيده، زمان نگهداري يا تعمير آن فرا رسيده، زمان نگهداري يا تعمير آن گذشته و ...)
- امكان نمايش ساختار درختي تجهيزات، ماشين‌آلات و اجزاء و قطعات آنها و نمايش زيرمجموعه‌ها از هر سطح ساختار درختي
- گزارش‌ها
- امكان تهيه انواع گزارش‌هاي عملياتي و مديريتي به صورت آماري و نموداري در دوره‌هاي زماني مورد نظر
- امكان تهيه گزارش از فهرست تأسيسات، تجهيزات و ماشين‌آلات و وضعيت آنها
- امكان تهيه گزارش از تأسيسات، تجهيزات و ماشين‌آلات به تفكيك هريك از گروهها و ...
- امكان تهيه گزارش از ميزان، مدت و زمان كاركرد تأسيسات، تجهيزات و ماشين‌آلات
- امكان تهيه گزارش از برنامه و عملكرد بازديدها و آزمايش‌ها در دوره‌هاي زماني مورد نظر و اعلام مغايرت آنها
- امكان تهيه گزارش از برنامه و عملكرد نگهداري و تعمير به تفكيك تأسيسات، تجهيزات و ماشين‌آلات
- امكان تهيه گزارش از هزينه‌هاي نگهداري و تعمير به تفكيك تأسيسات، تجهيزات و ماشين‌آلات
- امكان تهيه گزارش از برنامه كار و عملكرد گروهها و پيمانكاران نگهداري و تعمير در دوره‌هاي زماني موردنظر
- امكان تهيه گزارش از هزينه‌هاي نگهداري و تعمير به تفكيك عناوين هزينه شامل: نيروي انساني، مواد و ملزومات، قطعات يدكي، حمل و نقل و ...
- امكان گزارش‌گيري از توقفات و علل، مدت و هزينه آنها به تفكيك تأسيسات، تجهيزات و ماشين‌آلات
- امكان گزارش‌گيري از مواد، ملزومات و قطعات مصرف شده در دوره‌هاي زماني مورد نظر
- امكان گزارش‌گيري از موجودي و اطلاعات مواد مصرفي، ملزومات و قطعات يدكي موجود در انبارها از سيستم انبار
- امكان گزارش‌گيري از برنامه خريد تأسيسات، تجهيزات و ماشين‌آلات، مواد مصرفي، ملزومات و قطعات آنها
- امكان گزارش‌گيري از سازندگان، تأمين‌كنندگان و منابع خريد تأسيسات، تجهيزات و ماشين‌آلات و مواد، ملزومات و قطعات آنها
- امكان ارائه هشدار به صورت خودكار در مورد تأسيسات، تجهيزات و ماشين‌آلاتي كه زمان بازديد، آزمايش يا نگهداري ادواري آنها فرا رسيده است
- امكان ارائه هشدار به صورت خودكار در مورد تأسيسات، تجهيزات و ماشين‌آلاتي كه براساس پيش‌بيني در شرف خرابي هستند
- امكان ارائه هشدار به صورت خودكار در مورد تأسيسات، تجهيزات و ماشين‌آلاتي كه بر اساس نتايج حاصل از بازديد يا آزمايش، نيازمند نگهداري و يا تعمير زودهنگام باشند
- امكان ارائه هشدار به صورت خودكار در مورد قراردادهاي نگهداري و تعمير كه در شرف اتمام است
- امكان تنظيم زمان ارائه هشدار پيش از سررسيدهاي مربوط به زمان بازديد، آزمايش، نگهداري ادواري، تأسيسات، تجهيزات و ماشين‌آلات در شرف خرابي، نگهداري و يا تعمير زود هنگام، قراردادهاي نگهداري و تعمير در شرف اتمام و ...
- امكان گزارش‌گيري پويا به صورت پارامتريك (Report Generator) بر اساس نياز و تعريف كاربر
- امكان چاپ كليه گزارش‌ها
- ارتباط با ساير سيستمها
- امكان ارتباط و تبادل اطلاعات با سيستم اموال و دارايي‌هاي ثابت
- امكان ارتباط و تبادل اطلاعات با سيستم انبار
- امكان ارتباط و تبادل اطلاعات با سيستم مالي
- امكان ارتباط و تبادل اطلاعات با سيستم پرسنلي
- امكان ارتباط و تبادل اطلاعات با سيستم تشكيلات
- امكان ارتباط و تبادل اطلاعات با سيستم دبيرخانه
- امنيت و حدود دسترسي
- امكان تعريف كاربران و تعيين محدوده مجاز هر كاربر در اجراي عمليات كاربري به منظور افزايش امنيت اطلاعات (به عبارتي مشخص گردد كه هر كاربر با توجه به رده و مسئوليت‌هاي سازماني تا چه سطحي مجاز به حذف، اضافه، تغيير و يا رويت چه بخشهايي از اطلاعات است.)
- امكان تهيه پشتيبان كامل از اطلاعات سيستم
- امكان ايجاد تدابير امنيتي براي جلوگيري از دسترسي‌هاي غيرمجاز
- امكان ثبت كليه وقايع سيستم
- بازسازي اطلاعات
- امكان بازسازي اطلاعات در مواردي كه سيستم با مشكل مواجه شود